Lợi thế doanh nghiệp đến từ việc Xác định, Lập văn bản và Cải tiến Quy trình.

Định nghĩa quy trình

Trên lý thuyết, định nghĩa về quy trình được đặt lên hàng đầu. Để có kết quả tốt nhất, doanh nghiệp nên xác định rõ ràng từng bước thực hiện và yêu cầu cho từng bước đó. Để thực hiện được, các bạn sẽ phải ngồi lại và cân nhắc từng yếu tố và sự lựa chọn cho từng bước trong quy trình. Kết quả cho việc có một quy trình được định nghĩa rõ ràng là các thành viên, nhân viên trong doanh nghiệp biết chính xác họ phải làm gì - và không nên làm gì.

Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng làm theo cách này. Trong doanh nghiệp thường chỉ có một số người biết hoặc hiểu một quy trình cụ thể - mà không có bất kỳ đánh giá nào về việc họ hiểu đúng hay sai. Đặc biệt ở các công ty Start-up, họ thường không xác định được tất cả các bước bắt buộc và sử dụng phương pháp “Thử và sai” và họ cho rằng như vậy họ sẽ tiết kiệm được thời gian. Điều này có thể hiệu quả, nhưng cũng có thể dẫn đến các vấn đề về lâu dài và thậm chí có thể “doạ” khách hàng chạy ngay lập tức.

Do đó, tôi nghĩ rằng bạn nên dành chút thời gian và nhờ những người có chuyên môn liên quan xác định từng bước của một quy trình. Bằng cách này, các doanh nghiệp có thể hạn chế các giả định ở mức tối thiểu và ngoài ra, bạn còn thiết lập cho công ty mình một quy trình hiệu quả và hợp lý.

Tuy nhiên, cũng có những sai lầm mà mọi người hay mắc phải trong quá trình xác định các quy trình, chẳng hạn như các giả định, các bước bị thiếu hoặc sự phụ thuộc lẫn nhau với các quy trình khác.

RSP International có thể giúp các doanh nghiệp tránh những cái bẫy này và xác định các quy trình một cách chính xác và hiệu quả.

Lập văn bản Quy trình

Các doanh nghiệp nhỏ thường xử lý việc xác định các quy trình. Mặc dù vậy, không phải lúc nào tất cả mọi người đều có liên quan đến quy trình đó. Vì vậy, có một cách tốt hơn lưu các quy trình đã được xác định đó vào một văn bản hoàn chỉnh. Văn bản này sẽ đảm bảo rằng bất kỳ ai có liên quan đến quy trình nào, đều sẽ biết được từng bước của quy trình đó.

Nhưng đáng tiếc là các doanh nghiệp thường không coi việc lập văn bản quy trình là quan trọng. Lý do phổ biến mà RSP thường nghe là các quy trình vẫn có thể hoạt động mà không có tài liệu hoặc doanh nghiệp không có thời gian cho việc này. Tuy nhiên, họ không biết rằng điều này có thể trở thành một vấn đề thiết yếu ở một lúc nào đó. Nếu không có hướng dẫn rõ ràng, liệu nhân viên có thực hiện đúng các bước hay liệu đang có vấn đề nào xảy ra hay không. Ngoài ra còn có một sự phụ thuộc khá lớn vào nhân viên biết rõ quy trình, thử nghĩ nếu họ rời đi, kiến ​​thức đó cũng sẽ không còn nữa.

Đây là lý do tại sao RSP cảm thấy rằng văn bản về quy trình rất quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Nó giúp cho việc tạo sự nhất quán khi cung cấp dịch vụ, bảo vệ kiến ​​thức doanh nghiệp và là một giáo trình chuẩn cho việc đào tạo nhân viên.

Nhưng hãy đảm bảo rằng bạn không mắc phải những sai lầm phổ biến như đưa vào văn bản các giả định hoặc thuật ngữ không xác định. Điều này có thể dẫn đến sự nhầm lẫn và các vấn đề khác khi thực hiện các quy trình đã được ghi lại trong văn bản.

Chúng tôi có thể giúp bạn với việc lập văn bản quy trình. Với kinh nghiệm dày dặn, RSP International có thể thực hiện giai đoạn này dễ dàng và đơn giản nhất có thể cho doanh nghiệp của bạn. Chúng tôi cũng có các mẫu tiêu chuẩn của văn bản quy trình mà chúng tôi sẽ chia sẻ với bạn.

Cải tiến quy trình

Bước cuối cùng thực ra là một giai đoạn liên tục. Bạn có thể liên tục cải tiến các quy trình hiện có của mình. Chỉ vì bạn đã cải thiện nó một lần, không có nghĩa là bạn không thể cải thiện nó hơn nữa ở giai đoạn sau.

Nói tóm lại, cải tiến quy trình là việc xem xét các quy trình hiện có để xác định bất kỳ điều gì không làm tăng thêm giá trị cho doanh nghiệp. Đây được gọi là “sự hao mòn”. Loại bỏ những thứ đó để quy trình trở nên hiệu quả hơn, sử dụng ít tài nguyên hơn.

Các thuật ngữ nổi tiếng khác cho giai đoạn này là Tối ưu hóa Quy trình Kinh doanh (BPO) hoặc Quản lý Tinh gọn. Nếu bạn muốn tăng hiệu quả lâu dài - thì đây là việc bắt buộc phải làm.

Trước đây, một số lãnh đạo doanh nghiệp nói với tôi rằng bạn có thể thực hiện cải tiến quy trình mà không cần biết các quy trình hiện tại. Tôi hoàn toàn không đồng ý với nhận định đó. Làm thế nào bạn có thể cải thiện bất cứ điều gì nếu bạn không biết điểm bắt đầu? Bạn có thể không cần tài liệu, nhưng nếu bạn muốn cải thiện một quy trình, trước tiên bạn phải biết bạn đang ở đâu. Và đây, chúng ta quay lại điểm bắt đầu – xác định quy trình, sau đó ghi lại nó là một lợi thế. Đừng bị cám dỗ hoặc hấp tấp bỏ qua hai bước trên để đi thẳng đến giai đoạn này vì bạn sẽ có thể lãng phí thời gian và nguồn lực cho cách tiếp cận này.

RSP International có thể giúp bạn trong giai đoạn này thông qua việc sử dụng các phương pháp khác nhau để xác định những “hao mòn” và cung cấp giải pháp mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn.

Chúng tôi hỗ trợ bạn

Bài Blog này như một lời giới thiệu về quá trình Quản lí Quy trình Doanh nghiệp thông qua vài điều cơ bản. Tất nhiên, RSP có thể đi sâu vào từng bước chi tiết hơn trong những tuần tới trên trang web và các trang mạng xã hội của chúng tôi. Hãy tiếp tục tìm hiểu thêm về Quy trình Doanh nghiệp bằng cách theo dõi RSP trên Facebook & Linkedin và đăng ký nhận bản tin qua E-mail nhé.

Và nếu bạn cần trợ giúp về các quy trình của mình cho bất kỳ giai đoạn nào trong 3 giai đoạn trên, hãy liên hệ với chúng tôi để đặt ngay một buổi TƯ VẤN MIỄN PHÍ.